วิธีเขียนไปถามมหาวิทยาลัย

การขอข้อมูลผ่าน Hotcourses

      Hotcourses สามารถช่วยให้คุณติดต่อกับสถาบันการศึกษาหรือมหาวิทยาลัย ในการหาข้อมูลเกี่ยวกับหลักสูตรและทุนการศึกษาได้ ผ่านส่วนที่เรียกว่า "request information" โดยในส่วนนี้เพื่อนๆหรือน้องๆสามารถที่จะล็อคอินเข้าไปด้วยชื่อ, อีเมล์และส่งคำถามที่ต้องการจะทราบ (เป็นภาษาอังกฤษ) ไปยังสถาบันการศึกษาที่ต้องการจะติดต่อได้เลยโดยไม่จำเป็นต้องเซิชหาเอง และเพื่อเป็นการประหยัดเวลาและง่ายต่อการล็อคอิน ก็สามารถที่จะใช้แอคเคาท์เฟสบุคในการล็อคอินได้ด้วย

      ยกตัวอย่างเช่น หลังจากที่หาข้อมูลเกี่ยวกับทุนการศึกษา MBA Scholarship ของ University of Westminster เจอแล้ว และถ้าต้องการที่จะสอบถามข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับทุนนี้ ก็สามารถคลิกที่ปุ่ม  “ขอรับข้อมูล” ได้เลย แล้วกรอกคำถามที่ต้องการลงไป จากนั้นเราจะส่งคำถามนั้นไปยัง University of Westminster โดยตรง และเมื่อมหาวิทยาลัยตอบกลับมา ก็จะสามารถอ่านได้ในช่องคำตอบ

      แต่ทั้งนี้ ก็ไม่ควรจะถามคำถามที่เป็นเชิงข้อมูลระยะยาวมากนัก เช่น ถ้าทุนการศึกษาได้หมดเวลาไปแล้วในปีนี้ แต่เราต้องการที่จะสมัครในปีต่อไป ควรทำอย่างไร เป็นต้น เพราะจะเป็นการตั้งคำถามที่ไม่เกี่ยวข้องกับทุนที่ประกาศในปีนี้  รวมถึงอย่าลังเลในการส่งคำถาม สงสัยอะไรให้รีบส่งไปถาม เช่น เรื่องของจำนวนเงินช่วยเหลือ หรือวันหมดเวลาสมัครขอรับทุน เป็นต้น  นอกจากนี้ ยังสามารถที่จะแอดคนอื่นๆหรือเพื่อนๆที่สนใจในทุนนี้เพื่อเข้ามาอ่านคำตอบด้วยกันได้ด้วย

วิธีการ “ขอข้อมูล” ให้มีประสิทธิภาพ

1. ต้องไม่แนะนำตัวเองยาวจนเกินเหตุ

      ควรเขียนเพียงแค่ชื่อและอีเมล์ ก็เพียงพอแล้ว หรือถ้าได้สมัครเป็นสมาชิกกับเว็บไซต์ hotcourses อยู่แล้ว ก็ไม่จำเป็นต้องแนะนำตัวเองอีก เนื่องจากชื่อและอีเมล์ได้แสดงอยู่ในฐานระบบของเราอยู่แล้ว  โดยถ้าต้องการสมัครเป็นสมาชิกเว็บไซต์ของเรา ก็สามารถที่จะสมัครได้ด้วยการเข้าไปคลิกที่ปุ่ม  “ลงทะเบียนสมาชิก” ที่อยู่ด้านมุมบนขวามือของหน้าไซต์ของเราได้ทันที

2. พูดเข้าประเด็นโดยไม่อ้อมค้อม

      ยกตัวอย่าง ถ้าต้องการที่จะถามเกี่ยวข้อมูลด้านทุนการศึกษา

Dear sir / madam

I am very interested in applying for the scholarship [ABC]. Would you please send me more information about [deadlines / requirements ...]?  

ถ้าทุนการศึกษาที่ต้องการจะสมัครได้ปิดรับสมัครไปแล้ว และต้องการที่จะทราบข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับทุนนี้

I saw the deadline has finished, do you have other scholarships in [field of study you are interested] still available?

3. ถามคำถามให้กระชับและชัดเจน

      ถ้าคำถามที่เราต้องการจะถามมีจำนวนหลายข้อหรือหลายประเด็น พยายามเขียนออกมาให้เป็นข้อๆให้ชัดเจน  เนื่องจากในแต่ละวัน เจ้าหน้าที่มหาวิทยาลัยได้รับจดหมายหรืออีเมล์มากมายจากนักเรียนทั่วโลก ดังนั้นแล้วการถามคำถามที่ชัดเจนและกระชับอ่านง่าย จะเป็นการช่วยพวกเขาทำงานให้ง่ายขึ้น

4. ควรเขียนด้วยการใช้สุภาพ

โดยควรลงท้ายอีเมล์ด้วยการเขียนว่า

Thank you and I look forward to your response.

Sincerely / Sincerely yours / Regards ...

[Your name]

เหตุผลที่บางครั้งอีเมล์ที่เขียนไป ไม่ได้รับการตอบกลับจากมหาวิทยาลัย

• เขียนด้วยภาษาไทยปนกับภาษาอังกฤษ  เพราะเจ้าหน้าที่ของสถาบันการศึกษาต่างประเทศย่อมไม่เข้าในสิ่งที่เขียนไป และทำให้พวกเขาไม่สามารถตอบคำถามกลับมาได้
• คำถามที่เขียนนั้นกว้างจนเกินไป จนไม่สามารถตอบได้อย่างชัดเจน หรือไม่รู้แม้แต่ว่าจะเริ่มต้นคำตอบอย่างไร
• ถามคำถามที่ตลกจนเกินไป เช่น " Please grant me scholarship. I do not have money "

      การถามคำถามไปยังมหาวิทยาลัยโดยตรงถือว่าเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการทราบข้อมูลเพิ่มเติม และเราก็สนับสนุนให้ทุกคนกล้าที่จะถามคำถามที่อยากรู้มาที่เรา

ถ้าเพื่อนๆหรือน้องๆมีข้อสงสัยอยากจะพูดคุยกับเรา หรือ สอบถามเพิ่มเติมเกี่ยวกับการขอข้อมูลจากมหาวิทยาลัยผ่านเว็บไซต์ของเรา ก็สามารถพูดคุยกับเราได้ผ่านเฟสบุค www.facebook.com/HotcoursesThailand แล้วเราจะช่วยทุกคนเองค่ะ!